Avant de mettre en place vos plans de formation, il est essentiel d’évaluer vos besoins.
Comme pour tout processus, une base solide aide à en assurer le succès.
Une évaluation des besoins de formation pose les bases nécessaires pour déterminer le véritable besoin de votre organisation et mettre en place le meilleur plan de formation possible pour vos salariés.
Dans cet article, nous verrons ensemble ce qu’est l’évaluation des besoins de formation, comment évaluer et recueillir vos besoins de formation ainsi que les différents de niveaux d’analyse possible.
Qu’est-ce qu’une évaluation des besoins de formation ?
Une évaluation des besoins de formation désigne le processus mis en place par les entreprises et responsables utilisent pour déterminer les exigences de performance et de connaissances, capacités et compétences dont vos collaborateurs et salariés ont besoin.
Le plus simple pour identifier les besoins en formation des collaborateurs et d’établir une matrice des compétences et des besoins.
En clair, vous devez obtenir une liste comportant pour chaque employé les compétences acquises, les compétences à acquérir ainsi que le plan de formation envisagé.
Par exemple, vous êtes en charge d’un centre de soins médicaux, vous pouvez vous rendre compte que le manque de formation en anglais impacte la qualité des soins émotionnels prodigués par vos équipes. À ce moment, il est temps pour vous d’établir la liste des personnes concernées par le problème, d’évaluer les compétences de chacune et mettre en place les actions de formation nécessaires.
N’hésitez pas non plus à mettre en place des entretiens avec vos collaborateurs et responsables. Cela vous permettra de constater les manquements et besoins en formation réels. La vision du terrain est cruciale pour comprendre les besoins de formation de votre équipe : discutez-en ensemble.
Faire participer vos équipes à la mise en place de vos plans de formation vous permet de les impliquer dès le début et ils montreront certainement plus d’enthousiasme à être formés.
L’évaluation de vos besoins en formation peut commencer en répondant à des questions simples, comme la méthode QQOQCP.
Évaluer ses besoins en formation simplement avec la méthode QQOQCCP.
Il est très important de recueillir les réels problèmes de votre public afin de bien le comprendre. Mais surtout, de répondre à ses besoins grâce à votre application mobile.
Il est donc primordial de décrire votre cible avec le plus grand soin et le plus détaillé possible.
Répondez aux questions suivantes pour vous aider :
- Qui ?
- Quoi ?
- Où ?
- Comment ?
- Combien ?
- Quand ?
- Pourquoi ?
Qui doit être formé ?
Pour déterminer les collaborateurs cibles de la formation, vous devez effectuer une analyse profonde des compétences de chaque potentiel participant.
Ce type d’analyse vous permet d’en apprendre le plus possible sur les personnes participantes à la formation et sur la manière d’adapter le plan de formation pour les impliquer dans leur montée en compétences.
Quelle est la compétence à acquérir ?
Pour identifier les compétences à acquérir, vous devez à la fois prendre en compte les besoins de compétences à venir nécessaires à l’entreprise, mais aussi identifier sur le terrain les compétences manquantes à vos collaborateurs.
La liste des compétences à acquérir peut être la résultante d’une enquête terrain, d’une analyse des tâches ou d’entretiens avec les salariés. Ce type d’analyse se penche sur les détails précis de ce que font exactement vos collaborateurs dans leurs rôles individuels.
Où et comment vont être formés vos collaborateurs ?
Souhaitez-vous que vos collaborateurs se forme en eLearning ?
Ou préférez-vous que la formation ait lieu dans vos locaux ou en centre de formation ?
Il est essentiel d’évaluer les besoins en formation et de déterminer la nature de la compétence à acquérir pour prendre la bonne de décision et prévoir les coûts de formation. La formation à distance, par exemple, se prêtent bien à l’apprentissage d’une langue, mais moins à l’acquisition d’une compétence technique.
Combien va vous coûter cette formation ?
C’est un critère à prendre en compte, certaines méthodes de formations ont des coûts plus élevés que d’autres. Une formation en ligne est moins chère qu’une formation dans vos locaux.
Dans le même temps, vous devez considérer, ou non, l’utilisation du CPF.
Ce sont les réponses aux questions « Où ? » et « Comment ? » qui auront le plus d’impact sur les coûts de formation.
Quand organiser la formation ?
Beaucoup de facteurs affectent la présence de vos équipes (vacances, congés, cycle de travail, etc.), vous devez déterminer le meilleur moment pour dispenser la formation en impactant le moins possible l’organisation de votre entreprise.
Certaines méthodologies de formation sont plus souples que d’autre et la réponse à la question « Quand ? » impactera fortement le choix de cette dernière.
Pourquoi organiser cette formation ?
Vous devez définir des objectifs à chacune des actions de formation entreprises.
Vos collaborateurs doivent-ils améliorer leurs compétences en langue ?
Si oui, quel niveau souhaitez-vous qu’ils atteignent : C1, C2 ?
De même, pour l’apprentissage d’une nouvelle compétence, vous devez évaluer quelle est la compétence à acquérir et quel est le niveau à atteindre.
N’oubliez pas, vous devez fixer des objectifs mesurables, atteignables et réalistes.
L’évaluation des besoins en formation de vos équipes doit donc être complète pour associer tous les enjeux business au choix final.
Les différents niveaux d’évaluation des besoins en formation
Il existe trois niveaux d’évaluation des besoins de formation. Il s’agit notamment des éléments suivants :
Évaluer les besoins de formation au niveau organisationnel
L’évaluation des besoins de formation au niveau organisationnel est une évaluation macro qui vous aide à déterminer les domaines dans lesquels vos collaborateurs n’ont pas les compétences nécessaires et à fournir une formation en fonction des besoins de vos employés.
L’évaluation des besoins de formation au niveau organisationnel vise à répondre aux questions suivantes :
- Quel(s) service(s) est/sont concernés par la formation ?
- La formation est-elle indispensable pour un service spécifique ou un groupe de salariés/responsables ?
- Pourquoi des actions de formation sont recommandées comme solution aux problèmes actuels ?
L’évaluation du besoin au niveau de l’organisation vous aide à définir clairement des résultats mesurables de formation. Vous permettant d’améliorer les chances de réussite du plan de formation mis en place par votre entreprise en adaptant vos outils aux besoins recueillis auprès de vos collaborateurs.
Évaluer les besoins de formation au niveau opérationnel
Au niveau opérationnel, l’objectif de l’évaluation des besoins est de déterminer le type de formation dont vos salariés ont besoin pour atteindre un niveau de compétence spécifié par votre entreprise.
Cela implique une analyse approfondie des tâches afin de déterminer les connaissances et les compétences requises pour la tâche en question et corréler ces exigences avec les connaissances et les compétences réelles de vos collaborateurs. Les lacunes ou les problèmes révélés dans cette analyse peuvent être utilisés pour déterminer le type de formation et les outils dont vos salariés ont besoin.
Évaluer les besoins de formation au niveau opérationnel vise à répondre aux questions suivantes :
- Quelles tâches sont effectuées ?
- Quelles sont les normes de performance à atteindre pour cette tâche spécifique ?
- Quelles sont les connaissances, les compétences, les outils et les capacités nécessaires pour mener à bien cette tâche ?
Pour évaluer les besoins au niveau opérationnel, vous pouvez, par exemple, vous aider de certaines des sources comme :
- Analyse des problèmes opérationnels
- Normes de rendement au travail
- Spécifications du poste
Évaluer les besoins de formation au niveau individuel
Au niveau individuel ou personnel, l’évaluation des besoins de formation détermine comment chaque salarié remplit son rôle. La différence entre les performances réelles et les performances attendues par votre entreprise peut vous aider à déterminer s’il existe réellement un besoin de formation.
L’évaluation des besoins au niveau individuel vous donne une image complète de la performance des collaborateurs et de leurs performances. Évaluer les besoins de formation à ce niveau vise à répondre aux questions suivantes :
- Quelle est la performance attendue ?
- Qu’est-ce qui empêche vos salariés d’être efficaces ?
- Quel est l’écart entre les performances attendues et réelles ?
- Vos salariés/responsables possèdent-ils les connaissances et les compétences nécessaires ?
- Quel programme de formation doit être dispensé à vos collaborateurs pour atteindre le niveau performance attendu ?
Comment mener une évaluation des besoins de formation à destination de ses employés ?
Il y a quatre étapes à suivre pour mener à bien une évaluation des besoins de formation. Ces étapes incluent les éléments suivants :
- Déterminer les résultats souhaités
- Identifier les problèmes ou les points de douleur spécifiques
- Déterminer les connaissances et les compétences à acquérir
- Établir les priorités et les calendriers de formation
- Choisir les évaluations et les formats des besoins de formation
Dans cette section, nous analyserons chaque point en détail
1. Déterminer les résultats souhaités
Déterminez où les choses ne fonctionnent pas comme vous en avez besoin ou comme vous le souhaitez et déterminer un objectif à atteindre.
Par exemple, vous souhaiterez peut-être améliorer la fidélisation de la clientèle d’environ 5 %, réduire le temps d’appel de l’assistance à moins de trois minutes ou augmenter l’acquisition de nouveaux clients de 10 %.
Pour établir les paramètres de réussite de votre programme de formation, vous devez rencontrer vos chefs d’équipe, superviseurs, gestionnaires, directeurs et autres intervenants professionnels.
Une fois que vous avez déterminé vos objectifs, vous pouvez facilement déterminer les comportements qui doivent être modifiés et appliquer un plan de formation adapté pour atteindre ces objectifs.
2. Identifier les problèmes ou les points spécifiques de douleur
L’étape suivante consiste à faire correspondre les résultats souhaités avec les améliorations des informations, des actions et des capacités qui les soutiennent.
Pour ce faire, vous devez décomposer les tâches, les outils et les processus inhérents aux résultats afin de pouvoir déterminer les problèmes ou points spécifiques qui doivent être résolus.
Par exemple, si vous souhaitez réduire le volume d’appels reçus par votre SAV, vous devez examiner les causes du volume d’appels que vous recevez actuellement.
Le problème peut résider dans les informations que les clients reçoivent sur votre produit ou vos services, dans la manière dont les appels sont enregistrés et suivis, dans la fréquence et le niveau de communication clients et les gestionnaires de compte ou dans une combinaison de tout cela.
Il existe plusieurs façons d’identifier les domaines qui nécessitent des améliorations. Voici quelques-unes des plus courantes et efficaces :
Observation et évaluation
Cela nécessite que vos chefs d’équipe, superviseurs ou responsables observent les collaborateurs afin de déterminer les domaines de difficulté communs.
Enquête
Avec cette méthode, vous devez demander à vos collaborateurs dans quels domaines ils aimeraient davantage de formation, de soutien, de ressources ou d’outils.
Vous devez vous assurer, cependant, qu’ils écrivent leurs besoins professionnels spécifiques.
La constitution d’équipes ou la communication sont, par exemple, des besoins de formation si vastes, que vous auriez besoin de procéder à une évaluation complète des besoins de formation sur chacun de ces sujets.
Pour améliorer les résultats de votre enquête, vous pouvez utiliser un questionnaire à choix multiple.
Cela vous permet de prédéfinir des sujets de formation spécifiques tout en laissant le choix à vos collaborateurs.
Évaluation des données
Pour évaluer vos besoins de formations, vous devrez vous plonger dans les dossiers de Ressources Humaines.
Cela peut inclure les traces d’entretien d’embauche, les bilans de compétences professionnelles, les fiches de poste, les évaluations de performance, les rapports d’accident et de sécurité, etc.
Par exemple, si l’un des services de votre entreprise connaît une augmentation spectaculaire des accidents du travail, vous pouvez examiner les rapports d’accident avant de dispenser une formation sur les pratiques et procédures de sécurité.
Entretiens individuels
Vous pouvez également interroger vos collaborateurs, vos responsables et vos clients pour identifier les problèmes existants et prévoir la formation adéquate.
Si votre entreprise dispense une formation en langue par exemple, il est conseillé d’interroger les employés qui ont vécu ou été témoins de situations problématiques lors de conversions avec vos clients ou vos partenaires.
Les informations que vous pouvez recueillir à partir de vos entretiens peuvent vous aider à identifier les lacunes que votre entreprise doit combler.
3. Déterminer les connaissances et les compétences à acquérir
Une fois que vous avez identifié les problématiques sur lesquelles travailler, vous devez faire correspondre les sujets de formation aux points de douleurs identifiés.
Pour ce faire, vous devez d’abord dresser une liste des connaissances, des habiletés et des compétences dont chaque collaborateur formé a besoin pour atteindre les objectifs professionnels établis.
Ensuite, vous devez disposer d’un moyen de déterminer si la formation a été un succès au niveau individuel – le moyen de mesurer si les compétences et aptitudes identifiées ont été atteintes au niveau requis.
Ces mesures de réussite sont généralement exprimées sous la forme d’une série d’objectifs d’apprentissage professionnel adaptés à chaque problème et au résultat souhaité.
4. Établissez des deadline et des priorités de formation
Après avoir déterminé les connaissances et les compétences que vos collaborateurs doivent développer pour atteindre les objectifs, il est temps d’élaborer le plan de formation complet.
Pour ce faire, vous devez d’abord déterminer la date de fin ciblée de l’action de formation, puis classer les priorités entre sessions individuelles et de groupes afin d’organiser votre calendrier.
Vous devez déterminer les priorités en fonction de leur urgence (à quelle vitesse vous devez voir les résultats) et de leur séquence, certaines formations peuvent d’être des prérequis indispensables à d’autres formations.
5. Choisissez les évaluations et les formats des besoins de formation
Maintenant que vous avez identifié les participants, la formation nécessaire, les objectifs et le calendrier de vos actions de formation, vous devrez vous attarder sur la méthodologie de formation et d’évaluation.
Plusieurs solutions s’offrent à vous. Vous pouvez choisir une méthode plus traditionnelle avec des cours en présentiel dans vos locaux ou en centre de formation. Ou alors opter pour des méthodes plus flexibles comme l’eLearning, le Micro Learning ou encore l’Adaptative Learning.
Il existe aussi des modes de formation mixtes alliant formation à distance via une plateforme en ligne et des classes virtuelles ou cours présentiel.
En conclure avec l’évaluation des besoins de formation
Évaluer les besoins de formations de votre entreprise et de vos collaborateurs vous permet d’établir un plan de formation ciblé et d’utiliser au mieux les budgets dédiés aux actions de formation.
C’est un travail nécessaire à la réussite de vos initiatives et est essentiel pour impliquer vos collaborateurs dans leur montée en compétences.
Si la formation est importante, la compréhension des besoins et des enjeux est évidemment primordial afin de rendre vos actions plus efficaces.
La méthode QQOQCP peut vous aider à déterminer au mieux les collaborateurs impactés, la compétence à atteindre ainsi que les moyens pour l’atteindre.
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